コスト削減を容易に進めるためには現状の組織・権限・ルール等の基盤を整備する必要があり、以下のものが有効な整備要件と言えます。
1.核となる組織の設置
「コスト削減」を一般の企業で新たに取り組む場合は、重要戦略として取り上げ、経営トップの号令の下で、これまでの人事や総務等とは別に全社のコスト管理を行うための組織の新設が必要です。
組織を新設する場合、その権限としては以下のものを付与する必要があります。
①全社コスト予算の編成
②全社のコスト管理に関する戦略の立案
③「コスト削減策」の立案・指示
④全社のコスト管理部門を可能な限り傘下とし、コスト予算・戦略の実行
⑤傘下となっていないコスト管理部門に対して、適宜、「コスト管理」の指示・指導
特に④はコスト管理面からみると非常に効果があるので、理想は全社のコスト管理部門を全て傘下に収めれば完璧なコスト管理が可能となります。
「コスト削減」を進めるには「ルール」や「プロセス」を見直す等、現状をブレークスルーすることが必要です。そのためには強い「権限＝パワー」が必要であり、経営トップの理解は当然のことながら、組織の位置づけも経営トップにできるだけ近いところとする必要があります。
2.組織のライン化
各現場の担当者を「ライン化」することによって現場の末端まで指示・命令系統の一本化を行うことができます。これによって格段のスピードで「コスト管理」の徹底と「業務運営の効率化」を進めることができ、更に「緊急対策」も的確に実施することができるので「コスト削減」を進める上で大変有効に機能するものであります。
3.担当者会議の開催
新組織を発足させた後は全社への影響力の発揮を行う意味からも全社のコスト関係担当者を集めての「情報交換会議」の設立が必要です。
全社のコスト担当者と言っても業務が異なったり、担当範囲・レベルが違ったりするため、共通する業務や部長等の職位レベルであったり共通するテーマでグルーピングし招集することが必要ですが、ポイントは職位・名称よりもコストの実質的責任者を参加させることであり、それによって課題を明確にさせ、解決のスピードアップが計られます。
開催時期は毎月の業績が確定した後にやれば「コスト」についての記憶も新しく、課題発見・解決もスピーディに進めることが出来るものと思われます。
会議資料は当該月の見通しを反映した、コストの内容が分かる程度の費目別実績と予算増減で充分ですし、言い訳用として前年増減があれば文句ありません。
論議のポイントは同じ業務や職位の担当者を横並びで比較することによって「他所が出来て自分の所は何故出来ないのか」「何時迄に解決するのか」と言う事を会議で論議することが重要です。
そして会議終了後に「議事録」を作成し出席者に加えて、出席者の上司・役員及び社長にまで配布し情報開示を行うと注目度が高まり、コスト削減への理解も深まります。
この様に部下として指示は出来なくとも関係者を集めての「会議」を通じて、全社のコストコントロールが出来る事となります。
4.発注単価表の作成
先ずは現在の「発注単価」が幾らなのかを知る必要があります。これまでの発注単価から特別な場合を除き、最低単価を「基準単価」とします。そして「基準単価」を基にそれ以降に実施した「競合見積」で決定された発注単価でもって「発注単価表」を更新していく事が必要です。
これを使って「競合見積」を行うと「発注価格」にブレが無くなり、市場価格を常に意識しての発注ができる様になります。それとともに、「発注単価表」を作成してみると発注品目の多さが一目瞭然となるので重複・類似する品目の絞り込みも併せて行うことができます。
＊上記以外の「基盤整備」要件としては「予算担当範囲の明確化」「進捗管理表でチェック」「ローコスト・キャンペーンの実施」「中期戦略の明確化」「シェアード・サービスは有力なコスト削減策」がありますが、拙著『異端のコスト削減』でその内容を記載しております。
Establishing a foundation for costreduction
In order to easily advance cost reduction, it is necessary to establish a foundation for the current organization, authority, rules, etc., and the following are effective preparation requirements.
1. Establishment of a core organization
When a typical company takes on the challenge of "cost reduction," it must be treated as an important strategy and, under the direction of top management, a new organization must be established to manage company-wide costs, separate from the existing human resources, general affairs, etc.
When establishing a new organization,the following authority must be given to it.
① Compiling a company-wide cost budget
② Drafting a strategy for the company's cost management
③ Drafting and instructing "cost reduction measures"
④ Bringing all company-wide cost management departments under its control as much as possible and implementing the cost budget and strategy
⑤ Providing instructions and guidance on "cost management" for cost management departments that are not under its control as appropriate
Especially ④ is very effective from the perspective of cost management, so ideally, perfect cost management would be possible if all company-wide cost management departments were under its control.
To advance "cost reduction," it is necessary to break through the current situation, such as reviewing "rules" and "processes." To achieve this, strong "authority = power" is necessary, and not only does it require the understanding of top management, but the organization's position must also be as close to top management as possible.
2. Organizational Linearization
By "organizing" each on-site person incharge into a "line," it is possible to unify the chain of command and instructions down to the very end of the site. This allows for thorough "cost management" and "efficiency in business operations" to be implemented at a much faster pace, and also allows for the accurate implementation of "emergency measures," making it a very effective way of promoting "cost reduction."
3. Holding a meeting of cost managers
After launching the new organization, itis necessary to hold an "information exchange meeting" to gather all the cost managers in the company in order to exert influence on the entire company.
Even though they are all cost managers,they have different duties, scopes of responsibility, and levels, so it is necessary to group them by commonduties, job level such as manager, or common theme, and convene them.However, the key is to have the actualperson responsible for costs participate rather than by job title or title, which will clarify the issues and speed up the resolution.
If you hold the meeting after the monthly performance is finalized,memories of "cost" will be fresh, and itis likely that you will be able to quickly find and resolve issues.
It is sufficient for the meeting materials to reflect the forecast for the month inquestion, and the actual results by expense item and the increase or decrease in the budget to understand the contents of the costs, and it is fine to have the increase or decrease from the previous year as an excuse.
The key to the discussion is to compare people with the same job or position side by side and discuss in the meeting "why can others do it but you can't" and "by what time will it be resolved".
After the meeting, create "minutes" and distribute them to not only the attendees but also their superiors,executives, and the president to disclose the information, which will increaseattention and deepen understanding of cost reduction.
In this way, even if you cannot give instructions as a subordinate, you can control costs for the entire company through "meetings" that bring together related parties.
4. Create an order price table
First, you need to know how much the current "order unit price" is. Except in special cases, the lowest unit price from the previous order unit price will be the "base unit price". Then, based on the "base unit price", you need to update the "order unit price table" with the order unit price determined in the "competitive bid" conducted after that.
If you use this to conduct a "competitive bid", the "order price" will not fluctuate, and you will be able to place orders while always keeping the market price in mind. At the same time, if you create an "order unit price table", you can see at a glance how many items you order, so you can also narrow down duplicate or similar items.
*Other "infrastructure development" requirements include "clarifying the scope of budget responsibilities", "checking with a progress management table", "implementing a low-cost campaign", "clarifying the mid-term strategy", and "shared services are an effective cost reduction measure", and I have written about them in my book "Heretical Cost Reduction".
★office-doi copyright2013 kazuo.doi All rights reserved
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